Veelgestelde vragen

EasyFleet is een platform voor wagenparkbeheer, gebouwd voor wagenparken in heel Europa. Het houdt één dossier per voertuig bij: overdrachten, schade, ritten, boetes, parkeren, brandstof, onderhoud en kosten.

Dat dossier wordt gevuld vanuit drie plekken: de operator-app voor overdrachten, de chauffeursapp, en een webbeheerpaneel waarin het kantoor het wagenpark regelt.

Voor bedrijven waarvan de voertuigen vaak van hand wisselen, of waarvan de kosten lastig terug te voeren zijn naar een voertuig en een chauffeur. Het is gebouwd voor wagenparken in uitzendwerk, last-mile bezorging, service en personenvervoer. Er is geen minimale omvang van het wagenpark.

Een trackingsysteem laat zien waar een voertuig is. EasyFleet legt ook vast wat ermee gebeurt: wie het meenam, in welke staat, welke boete bij welke chauffeur hoort, wat parkeren, brandstof en reparaties kosten. Locatie is één deel van het dossier, niet het hele dossier.

Niet op kantoor. Het beheerpaneel draait in je webbrowser, en de operator-app en de chauffeursapp staan in de App Store en Google Play: download de apps.

De chauffeursapp draait in vijf talen: Engels, Nederlands, Duits, Pools en Bulgaars. Het beheerpaneel draait in vier. Voertuigcontracten kunnen in veel meer talen worden vertaald voordat een chauffeur wordt gevraagd er een te tekenen.

Ja. Overdrachten, schadedetectie, live tracking, brandstof, onderhoud en kosten zijn niet aan één land gebonden, en de chauffeursapp spreekt Engels, Nederlands, Duits, Pools en Bulgaars. Een paar functies volgen nu Nederlandse regels: CJIB-boetes, de APK, gemeentelijke parkeerzones en de regels van de Belastingdienst voor rittenregistratie. Vertel ons in de demo waar je voertuigen rijden, dan zeggen we eerlijk wat daar werkt.

Het beheerpaneel werkt zichzelf bij; er hoeft niets geïnstalleerd te worden. Nieuwe versies van de apps komen via de App Store en Google Play.

Je prijs volgt hoe je wagenpark draait. Vertel ons erover en je krijgt binnen twee werkdagen een heldere, schriftelijke offerte die laat zien wat je betaalt en wat erbij zit. Vier dingen bepalen de prijs:

• Hoeveel voertuigen je inzet, en hoe vaak ze van hand wisselen
• Welke functies je aanzet
• Of je onze hardware nodig hebt
• Wat er gekoppeld moet worden, zoals bestaande trackers, tankpassen of de boekhouding

Ja. Een pilotperiode is mogelijk op aanvraag. We beginnen meestal met een demo met je eigen voertuigen en kosten, en spreken de pilot van daaruit af.

Nee. Er is geen contractduur, en je kunt maandelijks opzeggen.

Nee. EasyFleet werkt voor een handvol voertuigen net zo goed als voor een groter wagenpark.

Plan een demo. We laten EasyFleet zien met je eigen voertuigen en kosten, en je krijgt binnen twee werkdagen een schriftelijke offerte. Ga je akkoord, dan richten we je account in.

Nee. Bij de start zetten wij je voertuigen en chauffeurs voor je in EasyFleet.

Telefonisch en per e-mail op werkdagen, in het Nederlands of Engels. Het beheerpaneel heeft ook ingebouwde uitlegvideo’s.

De chauffeursapp heeft een trainingsacademie met cursussen, lessen en quizzen. Je kunt er je eigen cursussen in zetten, bijvoorbeeld je voertuigregels of veiligheidsinstructies.

Alleen voor videotelematica. Al het andere draait op de telefoons die je team al bij zich heeft, op de verbinding die in veel nieuwere voertuigen zit, of op de trackers die je al hebt. Je kunt ons apparaat gebruiken, je huidige trackers houden, of EasyFleet helemaal zonder hardware gebruiken.

Ja, bij veel auto’s en bussen van na 2020. Deze voertuigen melden zich al bij hun fabrikant, en met toestemming van de eigenaar leest EasyFleet via die verbinding kilometerstand, locatie, brandstof- of laadniveau en onderhouds- en waarschuwingsmeldingen uit. Er wordt geen apparaat ingebouwd. Wat er gedeeld wordt, hangt af van merk en model, dus we bekijken je voertuigen samen met jou in de demo.

Ja. Het voertuigdossier legt de leverancier en het apparaat van elke tracker vast, dus EasyFleet zit niet vast aan één leverancier. Vertel ons welke trackers je gebruikt, dan lopen we ze in de demo met je door.

Onze camera-unit, met een camera die naar de weg kijkt en een camera die naar de cabine kijkt. Bij elke gebeurtenis horen het videofragment, de locatie en de G-kracht, zodat je de beelden bekijkt in plaats van te discussiëren over wat er gebeurde.

iPhone en Android. Beide apps staan in de App Store en Google Play (download de apps), en de schadescan werkt op een gewone smartphone.

Drie dingen: deuken, krassen en ontbrekende of kapotte onderdelen. Elke bevinding wordt bij de overdracht gemarkeerd in het dossier van het voertuig, met de datum en de naam van wie hem vastlegde.

Glasschade en de staat van de banden vallen er nu niet onder, en ook niets aan de onderkant van het voertuig of in de cabine. Je operator legt die nog met de hand vast in dezelfde checklist.

Het vastleggen wel. Een operator kan een hele overdracht zonder verbinding afronden; de foto’s worden geüpload zodra de telefoon weer online is. De analyse draait in de EU-cloud, dus de bevindingen verschijnen als de upload klaar is.

Nee. De operator-app leidt wie de overdracht doet op een gewone smartphone rond het voertuig. Er hoeft geen scanpoort of scanopstelling op je depot te komen.

Een boete wordt gelezen zodra hij binnenkomt en aan het voertuig gekoppeld, en het overdrachtsdossier laat zien wie er op dat moment reed. De chauffeur ziet de boete met de officiële beschikking in de chauffeursapp en kan hem daar betalen. Boetes kunnen ook automatisch worden betaald, en de doorbelasting blijft in het kostendossier van het voertuig.

Ja. Zodra een voertuig geparkeerd staat, krijgt de chauffeur een melding met de vraag of hij daar wil parkeren, en één tik reserveert de plek. Chauffeurs kunnen ook een zone op de kaart zoeken en een sessie aanvragen vanuit de chauffeursapp, met goedkeuring per chauffeur. Parkeervergunningen worden bijgehouden, met een melding voordat er een verloopt.

Bonnetjes en tankpastransacties komen in het dossier van het voertuig. Het verbruik van elk voertuig wordt vergeleken met zijn eigen normale bereik, en een tankbeurt die daar niet in past, wordt door AI gesignaleerd. Brandstof kan ook automatisch worden betaald en op het voertuig worden geboekt.

Ja, bij verbonden voertuigen. Ritten worden vanuit het voertuig vastgelegd, de chauffeur markeert elke rit als zakelijk of privé, en de registratie wordt zeven jaar bewaard.

Elk voertuig heeft zijn onderhoudshistorie en de volgende beurt, op datum en op afstand. APK-data staan in een agenda met herinneringen. Defecten die vanuit het veld worden gemeld, gaan via garageoffertes naar de reparatie, en de kosten komen op het voertuig.

Hij beantwoordt vragen in gewone taal over al je dossiers: onderhoud, verzekering, schades, brandstof, voertuigdata en de handleiding van de fabrikant. Hij kan ook een lijst of rapport voor je klaarzetten om te exporteren.

Nee. Tachograafdata valt buiten wat EasyFleet nu doet. Heeft je wagenpark dat nodig, houd dan je huidige tachograafoplossing naast EasyFleet.

In de EU. Je data wordt daar verwerkt en opgeslagen, onder de AVG.

Ja, wanneer je erom vraagt. Je hoeft daarvoor geen groot account te zijn.

Ja. Lijsten en rapportages zijn te exporteren naar Excel.

Je krijgt een volledige export van je data, en daarna verwijderen we die uit EasyFleet.