1Begrippen
In deze voorwaarden betekent:
- EasyFleet: EasyFleet B.V., Zichtenburglaan 31, 2544 EA Den Haag, Nederland.
- Klant: het bedrijf of de organisatie die EasyFleet gebruikt.
- Platform: het beheerpaneel van EasyFleet, de operator-app, de chauffeursapp, hardware die wij leveren en de bijbehorende diensten.
- Gebruikers: iedereen die het Platform gebruikt via het account van de Klant, zoals medewerkers, operators en chauffeurs.
- Klantgegevens: alle gegevens, inhoud, bestanden, foto’s en video die de Klant of zijn Gebruikers in het Platform zetten, of die het Platform voor de Klant verzamelt.
- Overeenkomst: de geaccepteerde offerte, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
2Alleen zakelijke klanten
EasyFleet is een zakelijk platform. We sluiten alleen overeenkomsten met bedrijven en organisaties die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf, nooit met consumenten. Door een offerte te accepteren of het Platform te gebruiken, bevestigt de Klant dit.
Deze voorwaarden gelden voor al onze aanbiedingen en overeenkomsten. De inkoop- of algemene voorwaarden van de Klant zelf gelden niet, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken.
3Offertes en de overeenkomst
Onze offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij in de offerte iets anders staat. De Overeenkomst begint wanneer de Klant de offerte schriftelijk accepteert of het Platform gaat gebruiken, afhankelijk van wat het eerst gebeurt.
Een pilotperiode is mogelijk op aanvraag. Tenzij schriftelijk anders afgesproken, wordt een pilot geleverd zoals hij is, en gelden deze voorwaarden ervoor.
4Het Platform
We leveren het Platform als onlinedienst. We zetten ons in om het beschikbaar en veilig te houden, maar we garanderen niet dat het altijd beschikbaar, ononderbroken of foutloos is. We kunnen onderhoud uitvoeren, en we kunnen functies verbeteren, wijzigen of vervangen, zolang de kern van de dienst beschikbaar blijft voor de Klant.
Hardware die wij leveren, wordt geleverd zoals beschreven in de offerte. De garantie op hardware is beperkt tot de garantie van de fabrikant.
5Accounts en Gebruikers
De Klant is verantwoordelijk voor zijn Gebruikers, voor alles wat via zijn account gebeurt en voor het geheimhouden van inloggegevens. De Klant meldt het ons direct als hij misbruik vermoedt. We kunnen de toegang opschorten als dat nodig is om het Platform, andere klanten of derden te beschermen.
6Klantgegevens en verantwoordelijkheid
De Klant blijft eigenaar van zijn Klantgegevens. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de Klantgegevens en voor hoe het Platform binnen zijn organisatie wordt gebruikt, waaronder:
- de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de Klantgegevens;
- een wettelijke grondslag hebben voor het verwerken van de persoonsgegevens van zijn chauffeurs, medewerkers en andere personen, hen informeren en eventueel vereiste instemming verkrijgen, bijvoorbeeld van de ondernemingsraad, voordat functies zoals locatietracking of camera’s worden gebruikt;
- zich houden aan alle wetten die gelden voor zijn wagenpark en bedrijf, waaronder regels over privacy, arbeid, belastingen, verkeer en wegvervoer.
Wij controleren Klantgegevens niet en zijn er niet verantwoordelijk voor. We kunnen inhoud verwijderen of blokkeren die duidelijk onrechtmatig is.
7AI-functies en geautomatiseerde uitkomsten
Het Platform bevat AI-functies, zoals schadedetectie, signalen bij afwijkend brandstofverbruik, meldingen van videotelematica, routevoorstellen en de AI-assistent. Hun uitkomsten zijn hulpmiddelen: ze kunnen onvolledig of onjuist zijn. De Klant controleert uitkomsten voordat hij erop vertrouwt. Elke beslissing op basis daarvan, zoals een doorbelasting aan een chauffeur, een disciplinaire stap, een verzekeringsclaim of een betaling, is de eigen beslissing en verantwoordelijkheid van de Klant.
8Boetes, betalingen, parkeren en belastingen
Het Platform helpt de Klant bij het verwerken van boetes, parkeren, brandstof en andere betalingen, en bij het bijhouden van een rittenregistratie. De Klant blijft verantwoordelijk voor het controleren van boetes en betalingen, het halen van termijnen en het correct aanleveren bij de overheid. EasyFleet geeft geen juridisch of fiscaal advies en is niet verantwoordelijk voor boetes, sancties, verhogingen of belastingaanslagen.
9Diensten van derden
Het Platform kan samenwerken met diensten en apparaten van derden, zoals trackers, betaal- en parkeerdiensten, kaarten en app stores. Daarvoor gelden hun eigen voorwaarden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun beschikbaarheid, handelen of nalaten.
10Vergoedingen en betaling
De vergoedingen staan in de offerte en zijn exclusief btw. Tenzij anders afgesproken, factureren we maandelijks vooraf en moeten facturen binnen 14 dagen worden betaald. Wordt een factuur niet op tijd betaald, dan zijn de wettelijke handelsrente en incassokosten verschuldigd, en kunnen we na een herinnering de toegang opschorten.
We kunnen onze vergoedingen één keer per jaar aanpassen, of op een ander moment met 30 dagen vooraankondiging. Accepteert de Klant een verhoging niet, dan kan hij de Overeenkomst beëindigen op de datum waarop de verhoging ingaat.
11Looptijd en beëindiging
Er is geen contractduur. De Overeenkomst loopt van maand tot maand, en elke partij kan haar schriftelijk opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van één maand.
Elke partij kan de Overeenkomst met directe ingang beëindigen als de andere partij haar ernstig schendt en de schending niet binnen 14 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt, of als de andere partij failliet wordt verklaard of surseance van betaling krijgt.
Eindigt de Overeenkomst, dan krijgt de Klant op verzoek een volledige export van zijn Klantgegevens, waarna we die verwijderen zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.
12Intellectueel eigendom
Alle intellectuele-eigendomsrechten op het Platform, de software, ontwerpen, modellen en documentatie berusten bij EasyFleet of haar licentiegevers. De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het Platform tijdens de Overeenkomst voor zijn eigen bedrijf te gebruiken. De Klant mag het Platform niet kopiëren, doorverkopen, reverse-engineeren of misbruiken.
We mogen geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens, waaruit geen Klant of persoon te herleiden is, gebruiken om onze diensten te onderhouden en te verbeteren.
13Aansprakelijkheid
EasyFleet is niet aansprakelijk voor:
- Klantgegevens, de inhoud ervan en hoe ze worden gebruikt;
- beslissingen en handelingen op basis van AI of andere geautomatiseerde uitkomsten;
- boetes, sancties, belastingaanslagen en claims van chauffeurs, medewerkers, overheden of andere derden;
- diensten, netwerken en apparaten van derden;
- indirecte schade of gevolgschade, waaronder gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, bedrijfsonderbreking en verlies of beschadiging van gegevens.
Is EasyFleet in een ander geval aansprakelijk, dan is haar totale aansprakelijkheid beperkt tot de vergoedingen die de Klant heeft betaald in de drie maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte. Een vordering vervalt als ze niet schriftelijk wordt ingediend binnen 12 maanden nadat de Klant de schade heeft ontdekt.
Deze beperkingen gelden niet voor schade die is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van EasyFleet.
De Klant vrijwaart EasyFleet tegen claims van derden, waaronder zijn chauffeurs, medewerkers en overheden, die voortkomen uit de Klantgegevens, uit het gebruik van het Platform door de Klant, of uit een schending van de Overeenkomst of de wet door de Klant.
14Overmacht
We zijn niet aansprakelijk voor tekortkomingen door omstandigheden buiten onze redelijke controle, waaronder storingen bij hosting-, internet- of telecomaanbieders, storingen van diensten van derden, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen en stroomstoringen.
15Privacy en geheimhouding
Op persoonsgegevens die we namens de Klant verwerken, is onze verwerkersovereenkomst van toepassing. Onze privacyverklaring legt uit hoe we persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken. Beide partijen houden alle informatie geheim die ze van elkaar ontvangen en die als vertrouwelijk is aangemerkt of vertrouwelijk van aard is.
16Wijziging van deze voorwaarden
We kunnen deze voorwaarden wijzigen. We maken wijzigingen ten minste 30 dagen voordat ze ingaan bekend. Accepteert de Klant een wijziging niet, dan kan hij de Overeenkomst beëindigen op de datum waarop de wijziging ingaat.
17Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden en de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is niet van toepassing. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Den Haag.