ENNL
Plan een demo

Het hele platform · 16 functies

Zestien functies.Eén dossier voorelk voertuig.

Overdrachten, schade, tracking, boetes, parkeren, brandstof en onderhoud schrijven allemaal in hetzelfde voertuigdossier, zodat elke functie de andere nuttiger maakt. Hieronder staat elke functie in detail: wat hij doet, waar hij zit en wat je eraan hebt.

Plan een demo Bekijk de vier gebieden
01Voertuigen & chauffeurs
02Onderweg
03Kosten & schades
04Wagenparkinzicht

Voertuigdossier

Suzuki Swift

EASYFLEET

Laatst in het dossier

  1. AIAI-schadedetectieKras · linkerachterdeur
  2. Overdracht & inspectieGetekend door M. Bakker
  3. RijbewijscontroleGeldig tot maart 2031
  4. Onderdelen & voorraadRemblokken uit voorraad genomen

16 functies schrijven in dit dossier

Voertuigen & chauffeurs · 4 functies

Bij de overdracht wordt bepaald wie betaalt.

Een voertuig wisselt van hand, en wie de staat ervan kan bewijzen, wint later de discussie. EasyFleet maakt van dat moment een getekend dossier: de staat van het voertuig, het rijbewijs van de chauffeur en de onderdelen om te herstellen wat je vindt, allemaal in één dossier.

Een operator fotografeert op een natte ochtend met een smartphone een witte hatchback op een depot

01/ 16

Overdracht & inspectie

Een inspectie van 26 punten, afgesloten met de handtekening van de chauffeur.

Eén flow werkt twee kanten op: een voertuig uitgeven aan een chauffeur en het weer innemen. Vóór de eerste controle ziet de operator brandstof, kilometerstand, motortemperatuur en accuspanning in heldere tegels. Daarna volgen 26 vaste punten (fysieke controles, instructies, vastgelegde waarden en media), met een live voortgangspercentage en een telling van wat er nog openstaat.

Wat je krijgt

  • Goed of fout bij elke controle, met een getypte reden zodra iets afwijkt
  • Brandstofniveau en kilometerstand vastgelegd, met de actieradius tot de volgende tankbeurt
  • Instructies bevestigd als gegeven: privékilometers, aansprakelijkheid voor boetes, gps-tracking
  • Het voertuigcontract op het scherm gelezen en getekend, in de eigen taal van de chauffeur
  • Starten door te schuiven, zodat een overdracht nooit per ongeluk opengaat

Waar het zitOperator-appBeheerpaneel

02/ 16

AI-schadedetectie

Deuken, krassen en ontbrekende of kapotte onderdelen, gemarkeerd in het voertuigdossier.

De app vraagt om elke hoek in een vaste volgorde en legt een doorzichtig draadmodel van de auto over de camera, zodat elke foto op de vorige aansluit. Bevindingen komen terug als omlijning op het voertuig, met de naam van de operator en het tijdstip erbij. Vastleggen werkt ook zonder bereik; de analyse draait in de EU zodra de foto’s zijn geüpload.

Wat je krijgt

  • Drie soorten schade gevonden: deuken, krassen en ontbrekende of kapotte onderdelen
  • Begeleid vastleggen, elke keer in dezelfde volgorde, zodat scans vergelijkbaar zijn
  • Bevindingen gekoppeld aan de overdracht, met tijdstempel en naam
  • Gewone smartphones: geen scanopstelling, geen scanpoort, niets geïnstalleerd op het depot

Wat de scan niet dektGlas, banden, de onderkant en het interieur. De operator legt die met de hand vast in dezelfde checklist. De scan slaat ze niet stilletjes over.

Waar het zitOperator-appBeheerpaneel

03/ 16

Rijbewijscontrole

Geen sleutels voor een chauffeur met een verlopen rijbewijs.

Chauffeurs voeg je toe door het rijbewijs te scannen, voor- en achterkant, met een sjabloon als hulplijn, zodat het dossier uit het document komt in plaats van uit getyp. Bij elke chauffeur staat wanneer het rijbewijs verloopt, en is het rijbewijs van de gekozen chauffeur verlopen, dan geeft de operator-app een blokkerende melding voordat de overdracht verder kan.

Wat je krijgt

  • Een rijbewijsscan met begeleide foto van voor- en achterkant
  • De vervaldatum zichtbaar bij elke chauffeur, voordat het een complianceprobleem wordt
  • Een blokkerende melding bij de overdracht als een rijbewijs is verlopen
  • Chauffeursgegevens in drie gecontroleerde delen: persoonlijk, dienstverband en rijhistorie

Waar het zitOperator-appBeheerpaneel

04/ 16

Onderdelen & voorraad

Een eigen onderdelenmagazijn, te volgen van schap naar klus naar voertuig.

Elk onderdeel heeft een aantal, een gemiddelde stukprijs en lopende totalen voor ontvangsten en uitgiftes. Elk artikel opent een eigen mutatieoverzicht: wie het pakte, voor welke onderhoudsklus en voor welk voertuig. Wordt een klus uit voorraad geleverd, dan worden de onderdelen afgeboekt tegen de gemiddelde kostprijs van het magazijn, zodat eigen werk net zo precies wordt berekend als een garagefactuur.

Wat je krijgt

  • Een voorraadregister met aantal en gemiddelde stukprijs
  • Een mutatieoverzicht per artikel: elke ontvangst en uitgifte, met een naam erbij
  • Traceerbaar van onderdeel naar klus naar voertuig
  • Elf onderdeelcategorieën, van remmen en koeling tot arbeid

Waar het zitBeheerpaneel

Onderweg · 4 functies

Waar elk voertuig is, en hoe ermee wordt gereden.

De meeste tracking stopt bij een stip op de kaart. EasyFleet leest de motor, de camera’s en de rit zelf, en houdt daar een dossier van bij dat later nog overeind blijft, bij een discussie of bij de Belastingdienst.

Een witte hatchback rijdt door een straat met bakstenen rijtjeshuizen

05/ 16

Live gps- & ECU-tracking

Locatie, snelheid, brandstof en motorstatus, niet alleen een stip op de kaart.

De live wagenparkkaart groepeert elk verbonden voertuig en kleurt het naar status: rijdend, controle nodig, contact uit, geen stroom of gps kwijt. Open er één en je ziet wat de motorcomputer (ECU) meldt: brandstofniveau, motortemperatuur, accuspanning, CO₂ per kilometer en totale kilometerstand, elk met een helder oordeel, naast de waarschuwingslampjes op het dashboard.

Wat je krijgt

  • Een live wagenparkkaart met vijf voertuigstatussen
  • Motordata met een helder oordeel bij elke meting
  • Het echte brandstofverbruik in een grafiek naast wat het voertuig zou moeten verbruiken
  • Ons apparaat, de trackers die je al hebt, of de eigen verbinding van het voertuig

Waar het zitBeheerpaneelOperator-app

06/ 16

AI-videotelematica

Camera’s op de weg en in de cabine, met het fragment bij elke melding.

In voertuigen met onze camera krijgt elke gebeurtenis een ernst, van kritiek tot informatief. Hij komt binnen met beelden van de juiste camera’s en met de locatie, snelheid, rijrichting en G-kracht op dat moment. Live meekijken start alleen als iemand erom vraagt; dat houdt de datakosten laag en respecteert de chauffeur. Beelden blijven op de camera tot je om een tijdvak vraagt; daarna speel je ze direct af.

Wat je krijgt

  • Meldingen over de weg (ADAS) en over de chauffeur (DMS), ook als de camera wordt afgedekt
  • Ernstniveaus, met een workflow voor beoordelen en bevestigen zodat niets wordt gemist
  • Tot vier camerakanalen, elk met een eigen SD/HD-schakelaar
  • Een tijdlijn op twee niveaus: bekijk de dag en zoom in op het uur
  • Een bibliotheek met fragmenten om te downloaden, voor verzekeraar, politie of HR

Waar het zitBeheerpaneel

07/ 16

Routeoptimalisatie

Kortere routes op basis van live verkeer en je eigen data.

Voorgestelde routes worden gemaakt op basis van live verkeer en de eigen operationele data van het wagenpark, en de volgorde van stops verandert mee met de omstandigheden. Minder kilometers betekent minder brandstof en minder CO₂, zichtbaar in hetzelfde voertuigdossier dat al de CO₂ per kilometer bijhoudt.

Wat je krijgt

  • Stops in een betere volgorde, rekening houdend met live verkeer
  • Voorstellen op basis van je eigen ritten, niet alleen een algemeen wegennet
  • Geplande en voorgestelde afstand naast elkaar, voordat iemand gaat rijden
  • Minder afstand, en de CO₂ die daarbij hoort, in het voertuigdossier

Waar het zitBeheerpaneel

08/ 16

Sluitende rittenregistratie

Elke rit, zakelijk of privé, zeven jaar bewaard.

Elke rit wordt vastgelegd met afstand, verbruikte brandstof en gemiddeld verbruik, de boetes die erbij horen en de operators die het voertuig uitgaven en innamen. Ritten worden als zakelijk of privé gemarkeerd, zodat de registratie de Belastingdienst geeft wat die vraagt, en ze wordt zeven jaar bewaard.

Wat je krijgt

  • Een rittenlijst uit de tracker, niet uit het geheugen
  • Bij elke rit de keuze zakelijk of privé
  • Afstand, verbruikte brandstof en gemiddeld verbruik per rit
  • Boetes en overdrachten gekoppeld aan de rit waarin ze gebeurden

Waar het zitBeheerpaneelChauffeursapp

Kosten & schades · 4 functies

Elke euro toegewezen aan een voertuig, en aan een chauffeur.

Wagenparkkosten lekken zelden op één plek weg. Ze lekken weg in kleine, ongedocumenteerde momenten: een boete die nooit is doorbelast, een parkeersessie die bleef doorlopen, een tankbeurt die niet klopt, een reparatie tegen de eerste prijs. Hier wordt elk daarvan een gevolgd proces, met een eigenaar en een status.

Een witte hatchback geparkeerd langs een gracht, naast een parkeerautomaat

09/ 16

Boetebeheer

Boetes automatisch gelezen en gekoppeld aan wie er reed.

Een boete komt binnen, wordt gelezen en aan het voertuig gekoppeld; het overdrachtsdossier laat zien wie het voertuig op dat moment had. De chauffeur ziet de boete in de app met de officiële stukken erbij, en kan hem betalen via iDEAL, bij hogere bedragen in genummerde termijnen. Doorbelaste, betaalde en openstaande bedragen worden afgesloten in het kostendossier van het voertuig. Niemand hoeft te mailen.

Wat je krijgt

  • Verkeers- en parkeerboetes, in bulk geüpload of automatisch ingelezen
  • Doorbelast, betaald en openstaand, per boete en per chauffeur
  • De officiële stukken bij de chauffeur, met een e-mailmelding vanuit het dossier
  • Deelbetalingen en termijnen, betaald vanuit de chauffeursapp

Waar het zitBeheerpaneelChauffeursapp

10/ 16

Parkeren & vergunningen

Plekken gereserveerd, vergunningen bijgehouden, verloopdata gesignaleerd.

Chauffeurs en operators vinden een zone op een live kaart met de venstertijden en de afstand, kiezen nu of later en bevestigen zone en kenteken voordat ze versturen. Lopende sessies tonen een live aftelling, zodat een aflopende sessie zichtbaar is voordat hij een boete wordt. Overzichten van betaald parkeren worden automatisch ingelezen, en gemeentelijke en bewonersvergunningen worden bijgehouden met zone, geldigheid, houder en bewijs.

Wat je krijgt

  • Automatisch parkeren: zodra een voertuig geparkeerd staat, bevestigt de chauffeur de plek met één tik
  • Een live aftelling bij elke lopende sessie
  • Een vergunningenregister, met verlopen vergunningen één filter verderop
  • Goedkeuringsbeleid per chauffeur: handmatig, automatisch, of automatisch binnen de eigen zones

Waar het zitChauffeursappOperator-appBeheerpaneel

11/ 16

Afwijkend brandstofverbruik

Elke tankbeurt vergeleken met de eigen geschiedenis van het voertuig.

Overzichten van tankpassen worden in bulk ingelezen: station, product, liters, bedragen exclusief en inclusief btw en de kilometerstand bij de pomp, en juist die maakt het echte verbruik meetbaar. Bonnetjes van chauffeurs worden naast de tankpas gelegd, en het verbruik wordt per voertuig gevolgd. Wijkt het patroon af, dan hoor je dat dezelfde week, niet pas bij de kwartaalcijfers.

Wat je krijgt

  • Tankpasgegevens ingelezen met de kilometerstand bij de pomp
  • Bonnetjes van chauffeurs naast de tankpastransacties, in liters en in euro’s
  • Het echte verbruik vergeleken met het opgegeven verbruik van het voertuig
  • Tankbeurten die afwijken van het eigen patroon, dezelfde week gesignaleerd

Waar het zitBeheerpaneelChauffeursapp

12/ 16

Schade & aansprakelijkheid

Van schadeformulier tot reparatie, in één dossier.

Een schade wordt vastgelegd met de locatie op een kaart, het voertuig, de chauffeur en de operator, het tijdstip, de ernst, de geschatte reparatiekosten en de gegevens van de tegenpartij. De aansprakelijkheid wordt beoordeeld op basis van het schadeformulier. De reparatie gaat naar concurrerende garages. Elke offerte toont de totaalprijs, hoeveel dagen de reparatie duurt en een uitsplitsing per onderdeel, en het dossier wordt gevolgd van gemeld tot afgesloten.

Wat je krijgt

  • Locatie, ernst en geschatte kosten vanaf de eerste melding
  • Gegevens van de tegenpartij en aansprakelijkheid in hetzelfde dossier
  • Concurrerende garageoffertes, vergeleken op prijs en op dagen stilstand
  • Een schadeoverzicht met tegenpartijen en totale kosten over het hele wagenpark

Waar het zitOperator-appBeheerpaneel

Wagenparkinzicht · 4 functies

Beslissingen uit het dossier, niet uit het geheugen.

Zodra elke overdracht, rit, boete en tankbeurt in hetzelfde dossier komt, worden de vragen makkelijker: wat moet er gebeuren, wie rijdt goed, wat kost het allemaal. De antwoorden komen als rapportages, als voortgangsbalken op de telefoon van een chauffeur, of als helder antwoord van de assistent.

Luchtfoto van een depotterrein met rijen witte auto’s en bussen

13/ 16

Onderhoud & APK

Onderhoud op datum én op echte kilometerstand, naast elkaar gevolgd.

Elke onderhoudsbeurt opent in regels (onderdeel, categorie, aantal, stukprijs), en elke regel heeft zijn eigen moment voor de volgende beurt, op datum of op kilometers. Chauffeurs zien hetzelfde als twee aparte balken, één voor tijd en één voor afstand, zodat een onderdeel ruim binnen de datum kan zitten terwijl het de kilometergrens al voorbij is. APK-data staan in een agenda, met het brengen naar en ophalen bij het keuringsstation erbij.

Wat je krijgt

  • De volgende beurt op datum en op kilometers, per onderdeel
  • Werk gefactureerd door een garage of geleverd uit eigen voorraad, allebei berekend
  • Een APK-agenda en -register voor het hele wagenpark
  • Een overzicht van openstaand onderhoud, gerangschikt op hoeveel dagen of kilometers te laat

Waar het zitBeheerpaneelChauffeursappOperator-app

14/ 16

Chauffeursscore

Goud, zilver en brons op basis van hoe mensen rijden.

Snelheid, remgedrag en verbruik bepalen het niveau van elke chauffeur, en chauffeurs zien hun eigen stand: een medaille, hun plek in de ranglijst van het wagenpark en een voortgangsbalk naar het volgende niveau. Goed rijden wordt gezien, in plaats van dat chauffeurs alleen horen over wat er misgaat.

Wat je krijgt

  • Goud, zilver en brons voor het hele wagenpark
  • Ranglijst en voortgang in de eigen app van de chauffeur
  • Een beoordeling van het rijgedrag, vastgelegd bij de overdracht
  • Chauffeursmonitoring met camera in uitgeruste voertuigen

Waar het zitChauffeursappBeheerpaneel

15/ 16

AI-assistent

Vraag naar elk voertuig en laat het wagenparkrapport schrijven.

Op elk scherm van het beheerpaneel zit een assistent waarmee je kunt praten, en nog een keer op het dashboard van elk voertuig. Hij beantwoordt operationele vragen in gewone taal (welke voertuigen onderhoud nodig hebben, wat het wagenpark deze maand kostte, wiens rijbewijs binnenkort verloopt), neemt bijlagen aan, houdt een doorzoekbare geschiedenis bij en geeft adviezen over een specifiek voertuig.

Wat je krijgt

  • De assistent op elk scherm, en bij elk voertuig
  • Antwoorden in gewone taal, uit je eigen dossiers
  • Bijlagen en een doorzoekbare geschiedenis
  • Adviezen voor één specifiek voertuig

Waar het zitBeheerpaneel

16/ 16

Rapportages & BI

Kosten, schade en verbruik in één overzicht.

Het dashboard beantwoordt vier vragen in één oogopslag: hoeveel het wagenpark rijdt, wat het kost, in welke staat het is en waar het nu is. Daarachter zitten acht vaste rapportages, allemaal te exporteren en te filteren op datum, en elk voertuig heeft een eigen kostenoverzicht met een trendgrafiek en detailniveau, zodat de kosten per voertuig een feit zijn in plaats van een schatting.

Wat je krijgt

  • Acht vaste rapportages, van openstaand onderhoud tot het magazijnlogboek
  • Kosten per voertuig, met trends en detailniveau
  • Overdrachten, kilometers, brandstof en onderhoudskosten met trends per periode
  • Het getekende overdrachtsdossier, één klik vanuit de rapportage

Waar het zitBeheerpaneel

Hoe het samenhangt

Eén dossier, drie apps.

De apps zijn geen bijzaak naast het platform. Daar ontstaat het grootste deel van de data. De operator-app legt het vast, het beheerpaneel beslist erover en de chauffeursapp handelt ernaar.

  1. Operator-app

    Maakt het dossier

    • Overdracht en inname
    • De inspectie van 26 punten
    • Brandstof- en kilometerstanden
    • Begeleide foto’s en video van het voertuig
    • Handtekening en getekend contract
    • Defectmeldingen en garageoffertes
    • Parkeersessies

  2. Beheerpaneel

    Beslist, berekent kosten en rapporteert

    • Voertuig- en chauffeursregisters
    • Kosten per voertuig, met trends
    • Keuze uit garageoffertes
    • Onderhoud en onderdelen
    • Boetes en doorbelasting
    • Parkeervergunningen en APK
    • Acht vaste rapportages
    • Videotelematica

  3. Chauffeursapp

    Handelt ernaar

    • Toewijzingen en agenda
    • Een trainingsacademie
    • Onderhoudswaarschuwingen
    • Parkeerverzoeken
    • Boetes met het bewijs erbij
    • Betalen in termijnen

Een uitgewerkt voorbeeld

  1. De overdrachtEen operator geeft EASYFLEET mee aan M. Bakker. Kilometerstand, brandstof en elke hoek worden vastgelegd, en het contract wordt getekend in de eigen taal van de chauffeur.
  2. Er komt een boete binnenEen snelheidsboete van het CJIB komt binnen en wordt automatisch gelezen.
  3. GekoppeldHij wordt aan het voertuig gekoppeld, en het overdrachtsdossier laat zien wie er reed.
  4. Bij de chauffeurDe boete verschijnt in de chauffeursapp met de officiële beschikking erbij, betaald in termijnen.
  5. Niemand hoefde te mailenDe doorbelasting wordt afgesloten in het kostendossier van het voertuig.
  • Hardware naar keuzeOns apparaat, je eigen trackers, de eigen verbinding van het voertuig of helemaal geen hardware
  • In de app storesOperator- en chauffeursapp in de App Store en Google Play. Download de apps
  • MeertaligBeheerpaneel in vier talen, chauffeursapp in vijf, contracten in veel meer
  • Data in de EUVerwerkt en opgeslagen in de EU, met een verwerkersovereenkomst bij elke omvang van account
  • Geen contractduurMaandelijks opzegbaar; binnen twee werkdagen een schriftelijke offerte

Bekijk het met je eigen wagenpark

Plan een demo en wij rekenen het voor je door

Dertig minuten, jouw voertuigen, jouw echte kosten. Binnen twee werkdagen krijg je een schriftelijke offerte, zonder verplichtingen.

Kantoor
Zichtenburglaan 31, 2544 EA Den Haag
E-mail
info@easyfleet.org
Telefoon
+31 (0)70 26 29 421

Omvang wagenpark